В архиве: презентация, текстовый документ, исходный файл.
Содержание
1.
Введение.
Цель работы.
2.
Основная
часть.
2.1.
Система
управления базами данных. Понятие базы данных. Возможности, назначение и
области применения MS Access. Реляционная модель базы данных.
2.2.
Понятия:
структура таблицы, поле, запись, типы полей, первичный ключ.
2.3.
Связь
между таблицами. Определение типов связей.
2.4.
Проектирование
базы данных «Библиотека». Основные этапы создания базы данных.
2.5.
Понятия:
запрос, динамическая таблица. Основные типы запросов.
2.6.
Использование
форм для ввода, корректировки и просмотра.
2.7.
Использование
кнопочной формы.
3.
Заключение.
4.
Список
использованной литературы.
В конце концов, от всех приобретённых знаний в памяти
у нас остаётся то, что мы применили на практике.
И. Эккерман.
Введение.
Цель работы
Современное общество всё чаще называют «информационным».
Это связано с тем, что сегодня в любой среде человеческой деятельности одной из
главных задач является организация хранения и обработки большого количества
информации. В этом существенную помощь могут оказать компьютерные системы
обработки данных. Основная цель подобных систем – повышение эффективности
работы отдельной фирмы, предприятия или организации.
Многие существующие экономические,
информационно-справочные, банковские программные комплексы реализованы с
использованием инструментальных стредств систем управления базами данных. Системы
управления базами данных предназначены для автоматизации процедур создания,
хранения, извлечения, обработки и анализа электронных данных.
Целью нашей работы
стала автоматизация функций библиотеки:
·
учет,
хранение, поиск литературы;
·
оформление
заказа читателя;
·
учет
посещаемости читателей.
В связи с этим мы поставили перед собой задачи:
·
познакомиться
с назначением, возможностями и областями применения MS Access;
·
освоить
основные приемы работы с NS Access;
·
исследовать
основные возможности системы управления базами данных MS Access по созданию и использованию реляционной базы данных
«Библиотека».
Раздел I
Система управления базами данных.
Понятие базы данных.
На сегодняшний день одной из самых популярных систем
управления базами данных является MS Access. (Система
управления базами данных (СУБД) представляет собой комплекс программных
средств, необходимых для создания и использования баз данных. База данных (БД) – совокупность
связанной информации, объединенной вместе по определенному признаку и организованной
специальным образом.) MS Access имеет достаточно богатый набор визуальных средств, а для
расширения её возможностей можно воспользоваться элементами языка
программирования Visual Basic for Application. К существенным достоинствам MS Access(“access” в переводе с англ. – “доступ”) можно также отнести использование общего
подхода в построении интерфейса всех продуктов Microsoft для Windows, а также возможности работы с данными других программных
продуктов включая наиболее популярные СУБД (dBase, Paradox, FoxPro и др.) Все это привлекает и начинающих, и
квалифицированных пользователей.
Возможности, назначение и области
применения MS Access.
MS Access – типичная настольная СУБД. На небольшом предприятии или
фирме ресурсов MS Access вполне достаточно для обслуживания всего
делопроизводства (конечно, вместе с остальными программными продуктами MS Office.) Простые в тоже время мощные средства MS Access могут использоваться для
·
бухгалтерского
учёта;
·
ведения
информации о клиентах;
·
ведения
информации о деловых контактах;
·
ввода
заказов.
В крупных учреждениях MS Access может использоваться как пользовательская среда для
обработки данных: создания собственных запросов на поиск нужной информации,
построения диаграмм, отчетов. И, наконец, MS Access – удобное средство для компьютерной обработки
персональной информации:
·
ведения
адресного справочиника;
·
поваренной
книги;
·
каталога
книг, видеофильмов и т.п.1
Широкий спектр области применения MS Access и предопределил выбор данного прикладного средства для
изучения. Поскольку, основное назначение любой СУБД – обеспечить быстрый доступ
к необходимой информации, мы решили автоматизировать библиотечные функции,
связанные с хранением, учетом и поиском литературы.
Реляционная
модель данных.
Прежде чем приступить к рассмотрению вопросов создания БД
на компьютере, необходимо перейти от информационной модели данных к модели,
ориентированной на компьютерную реализацию.
Реляционная модель (от лат. relation - отношение) хранения данных построена на взаимодействии
составных ей частей. Пример: двухмерная таблица или совокупность
взаимосвязанных таблиц[1].
В нашей БД «Библиотека» одна таблица содержит сведения о
книгах, другая – о читателях, третья – о заказах, четверная – о заказанных
книгах, пятая – о тематике книг. Связь между таблицами устанавливается через
совпадающие значения одинаковых полей, содержащихся в таблицах. Над такой
моделью БД «Библиотека очень удобно производить следующие действия:
·
сортировку
полей таблицы по алфавиту;
·
выборка
книг по тематике;
·
поиск
читателя по его фамилии и т.д.
Раздел II
Понятия: поле, запись, структура таблицы, типы полей,
первичный ключ.
Прежде чем перейти к проектированию БД «Библиотека»
необходимо рассмотреть один из основных объектов MS Access таблицы.
Таблица – объект базы
данных, который используется для хранения данных.
Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые
принято называть записями и полями соответственно (рис. 1).
Запись – строка таблицы БД,
в которой собрана вся информация о конкретном предмете. Например, о конкретной
книге.
Поле – столбец таблицы
БД, составляющий часть запись, которая отводится для отдельной характеристики
предмета. Например, в качестве полей можно выделить фамилию автора, название
книги.
При создании БД необходимо описать структуру каждой таблицы
– указать, сколько полей содержится в таблице, определить для каждого имя,
указать тип и размер данных.
Тип данных определяет
значения, которые можно сохранить в данном поле[2]. Например, поля Автор, Инициалы, Название, Издательство
таблицы «Книги» имеют текстовый тип
данных, т.к. значением этих полей является текст. Для поля Код книги типом данных является счетчик, т.к. значениями этого поля являются автоматически
последовательно вставляемые числа при добавлении в таблицу каждой новой записи.
Значения в полях такого типа не могут обновляться. Для поля Стоимость тип данных – денежный. Поле Читатель таблицы «Заказы» является числовым. Значением этого поля является Код читателя (число), а
т.к. один и тот же читатель может заказать несколько книг, то код этого
читателя может повторяться, что невозможно в поле типа счетчик. Для поля Дата заказа тип данных – дата. Поле Отметка о возврате таблицы «Заказанные книги» являются логическими, т.к. значения данного поля
да/нет.
Как уже отмечалось, основное достоинство любой СУДБ –
способность быстро находить и объединять информацию, хранящуюся в разных
таблицах. Для повышения эффективности работы MS Access желательно, чтобы каждая таблица содержала поле (или
несколько полей), значения которого позволит однозначно определить каждую
запись таблицы, т.е. ключевое поле. Например,
в таблице «Книги» базы данных «Библиотека» значения поля Код книги являются уникальными,
и поэтому это поле может быть ключом для данной таблицы.
Раздел III
Понятия: поле, запись, структура
таблицы, типы полей, первичный ключ.
И так, основа БД –
это таблицы. После их определения необходимо указать Access, какие действия надо предпринимать для объединения
содержимого разных таблиц, т.е. установить связи между таблицами.
Межтабличная связь –
отношение, устанавливаемое между полями двух таблиц.
Связь между таблицами может быть установлена при наличии
в этих таблицах полей, которые содержат совпадающие данные. Например, связь
между таблицами «Читатели» и «Заказы» обеспечивается наличием в обеих таблицах
поля Код читателя.
Именно с
помощью сопоставления записей различных таблиц с одинаковыми значениями
связующих полей и осуществляется такая связь. Эти поля не обязательно должны
иметь одинаковые имена, но необходимо, чтобы совпадали типы данных и размеры связующих полей.
Access поддерживает три типа связей (или отношений): один-ко многим, один-к-одному,
многие-ко-многим.
Связь типа один-ко-многим –
межтабличное отношение, при котором любая запись в первой таблице может быть
связана несколькими записями во второй, но в то же время любая запись второй
таблицы связана только с одной записью в первой.
Например, связь между таблицами «Читатели» и «Заказы» в
базе данных «Библиотека» - связь типа один-ко-многим, т.к. один читатель может
сделать много заказов, но любой заказ относится только к одному читателю.
Если при этом связующее поле в одной из таблиц является
ключевым, то такая таблица называется
главной (таблица «Читатели»).
Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной (таблица «Заказы»). При
этом связующее поле подчиненной таблицы обычно называют внешним (или чужим) ключом.
Все связи в базе данных «Библиотека» - это связи типа
один-ко-многим (1-∞)
При определении связей между таблицами можно установить
следующие параметры:
·
обеспечение
целостности данных;
·
каскадное
обновление связанных полей;
·
каскадное
удаление связанных полей.
При этом Access автоматически будет отслеживать целостность данных, при
которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с
ней главной. Второй параметр означает, что при изменении значения связующего
поля в главной таблице соответствующего поля подчиненной таблицы будут
автоматически обновлены. Третья опция означает, что в случае удаления записи из
главной таблицы все связанные с ней записи из подчиненной таблицы будут удалены
автоматически[3].
Раздел IV
Проектирование базы данных
«Библиотека»
Рассмотрим создание базы данных для учета заказов в
библиотеке. Всю информацию для этой задачи можно разместить в одной таблице
«Заказы», которая будет содержать следующие данные:
·
информацию
о заказе (номер или код заказа, дата заказа);
·
информацию
о заказанных книгах (шифр или код книги, автор, название, издательство, год
издания, стоимость, тематика);
·
сведения
о читателе, сделавшем заказ (фамилия, имя, отчество, класс, домашний адрес,
телефон).
Фамилия, имя и отчество помещены в отдельные поля. Информацию
в полях рекомендуется хранить в виде минимально возможных элементов, т.к.
наличие в одном поле нескольких элементов существенно затрудняет извлечение
отдельного элемента из этого поля.
сведения
о заказах сведения о книгах сведения о
читателях
о заказах сведения о книгах сведения о
читателях
Код заказа
|
Дата заказа
|
Код книги
|
Автор
|
Название
|
Издательство
|
Год издания
|
Стоимость
|
Тема
|
Фамилия читателя
|
Имя читателя
|
Отчество читателя
|
Класс
|
Домашний адрес
|
Телефон
|
Таблица заказы базы данных «Библиотека»
Такую таблицу можно рассмотреть как однотабличную базу
данных. Однако при подобной организации в ней будет содержаться значительное
количество повторяющейся информации. Например, сведения о конкретном читателе
библиотеки будут дублироваться при регистрации каждого нового сделанного им
заказа. То же самое можно сказать и о сведениях о книгах. Всё это приведет к
тому, что придется тратить значительное время на ввод повторяющихся данных. При
изменении какой-либо информации, например при изменении телефона читателя,
придётся корректировать все записи, содержащие сведения о заказах этого
читателя. Кроме того, наличие повторяющейся информации приводит к
неоправданному увеличению размера базы данных.
Для решения подобных проблем используется процесс
уменьшения избыточности информации в базе данных, который называется нормализацией[4].
Первое правило при проектировании базы данных: в таблице
должны отсутствовать повторяющиеся группы полей. Это можно осуществить,
переместив поля с повторяющейся информацией о читателях в отдельную таблицу
«Читатели».
Таким образом можно избавиться от дублирования информации
о читателях. Чтобы в таблице «Заказы» велась регистрация читателей,
заказывающих книги, каждому читателю присваивается уникальный код, записываемый
в поле Код читателя таблицы
«Читатели», а в таблицу «Заказы» добавляется поле Читатели, где и будет указываться код читателя, сделавшего заказ.
Так же мы выделили отдельную таблицу «Книги», а в таблице «Заказы» фиксировать
только Код книги. Из таблицы «Книги»
выделив в отдельную таблицу информацию о тематике книг. Поскольку в отдельный
заказ может быть включено несколько книг, имеет смысл информацию о содержании
заказа (заказанных книгах) также выделить в отдельную таблицу и фиксировать в
ней код заказа. В результате новая таблица «Заказанные книги» будет содержать
поля Код заказа, Код книги и
дополнительное поле Отметка о возврате. Связь
между таблицами «Заказа» и «Заказанные книги» осуществляется через совпадающие
значения полей Код заказа. Результат
подобного преобразования показан на
Таблица «Читатели»
|
Таблица
«Книги
|
«Тематика книг»
|
|||||||||||||||||
Таблица
«Заказы»
|
Таблица
«Заказанные книги»
|
||||||||||||||||||
Таблица
Таблицы «Читатели», «Книги», «Тематика книг», «Заказы», «Заказанные книги».
Следующее важное правило при проектировании базы данных:
таблица не должна иметь повторяющихся записей. Для удовлетворения этого условия
таблица должна иметь уникальный идентификатор или первичный ключ, т.е. поле,
значение в котором не повторяется.
В рассматриваемом
примере поле Код книги, содержащее
шифр книги, является уникальным и поэтому может быть первичным ключом для
таблицы «Книги». Первичным ключом также может быть поле Код читателя таблицы «Читатели» и поле Код заказа таблицы «Заказы». Заметим, что в таблицах «Заказанные
книги» и «Тематика книг» нет полей, содержащих уникальные данные. Однако в
таблице «Заказанные книги» уникальной является комбинация полей Код заказа и Код книги. Для таблицы «Тематика книг» можно создать
«искусственный» первичный ключ: добавить поле, которое будет содержать номер
записи.
В результате описанных выше операций окончательный проект
базы данных «Библиотека» включает в себя пять таблиц, показанных на
Ключевые поля таблиц на рисунке выделены полужирным шрифтом, а все связи в базе
данных – это связи типа один-ко-многим (1-∞).
Таким образом, к основным принципам проектирования базы
данных можно отнести:
·
отсутствие
в таблице повторяющихся групп полей;
·
отсутствие
в таблице повторяющихся записей.
При создании базы данных можно выделить следующие этапы:
1.
Постановка задачи. Исходя из этого, можно будет определить, какие таблицы
должны храниться в базе данных и какие поля должны быть включены в каждую
таблицу.
2.
Описание структуры таблицы базы данных.
3.
Определение связей между таблицами.
4.
Тестирование и усовершенствование. На этом этапе необходимо ввести несколько записей в
каждую таблицу и проверить, можно ли извлечь нужную информацию из этих таблиц.
5.
Ввод данных и создание других объектов базы данных. В базе данных «Библиотека» мы создали необходимые
запросы и формы.
Раздел V
Понятия:
запрос, динамическая таблица. Типы запросов
В режиме таблицы можно выполнять многие операции с
данными: просмотр, сортировку, фильтрацию, обновление данных, печать. Однако
достаточно часто необходимо на основании данных, хранящихся в таблицах,
проводить какие-то вычисления или просто просматривать данные из нескольких
таблиц. Решить подобного рода задачи можно с помощью запросов. Рассмотрим
основные типы запросов, а также вопросы использования условий отбора и
вычислений в запросах.
Запрос – объект базы данных,
который используется для извлечения нужной информации из одной или нескольких
таблиц базы данных или для выполнения определенных действий с данными.
При выполнении запроса MS Access создает набор записей, содержащий выбранные данные. Этот
набор называется выборкой или динамической таблицей.
Выборка – представление на
экране результат выполнения запроса.
Таким образом, выборка представляет собой динамическое
множество записей данных, которое постоянно обновляется. Удаленные из таблиц
базы данных записи не будут появляться в выборке, новые же записи будут
добавлены. Любые изменения записей выборки отображаются на состоянии
соответствующих записей таблиц базы данных и наоборот. 5
По результатам действия и особенностям выполнения нами
использовались следующие типы запросов:
·
запросы на выборку, использование для того, чтобы отобрать и представить в
удобном виде интересующие данные из одной или нескольких таблиц. Например,
условием выбора являются читатели, не вернувшие книги в библиотеку.
В запросе на выборку можно производить вычисления и
отображать результаты вычислений в динамической таблице или использовать
вычисляемые для определения условий отбора записей. Иногда представляют интерес
итоговые значения по группам данных. Например, подсчёт количества книг,
заказанных каждым читателем.
·
параметрические запросы (или запросы с параметрами), которые позволяют задавать
конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса. Например,
условием выбора являются книги на определенную тему.
Раздел
VI
Использование
форм для ввода, корректировки и просмотра
Access предоставляет широкие возможности по конструированию
графического диалогового интерфейса пользователя для работы с базой данных.
Основой такого интерфейса являются формы.
Форма – объект БД,
позволяющий создать удобный пользовательский интерфейс для работы с данными.
Формы позволяют:
·
ограничить
объём информации, отображаемой на экране, и представить её в требуемом виде;
·
выбрать,
какие поля и в какой последовательности должны быть в ней представлены, разбить
их на логические связанные группы, задать удобное расположение на экране;
·
содержать
иллюстрации, графически предоставлять хранящуюся в БД информацию;
·
уменьшить
количество ошибок при вводе;
·
защитить
БД от действий неквалифицированных пользователей (что очень важно в нашем
случае, т.к. БД «Библиотека» рассчитана на неопытного пользователя, т.е.
библиотекаря).
В процессе работы с формой может выполняться обработка
событий инициируемых пользователем. Типовые процедуры обработки событий могут
формироваться автоматически при создании мастером графических кнопок,
позволяющих автоматизировать некоторые операции[5]. Нами использовалась
автоматизация следующих операций:
·
переход
по записям источника формы, обработка записей (добавление, удаление, поиск);
·
работа
с формой (закрытие, обновление данных)
Раздел VII
Использование
кнопочной формы
Выше были рассмотрены объекты БД Access: таблицы, запросы, формы. При этом разрозненность
большого количества объектов в окне БД «Библиотека» затрудняет работу
пользователя с приложением.
Поэтому для приложения создан специальный интерфейс, в
котором объекты группируются по функциональному назначению, и обеспечивается удобный доступ к ним. При этом работа
пользователя непосредственно с таблицами БД «Библиотека» исключается.
С помощью диспетчера кнопочных форм создана кнопочная
форма, которая используется как панель управления БД «Библиотека». Пользователь
(библиотекарь), нажимая кнопку на панели управления, инициирует событие нажатия
кнопки, например, «Сведения о книгах». К этому событию привязывается действие
по открытию другой кнопочной формы, «О книгах» или обращение к нужным объектам
компонента – формам, например, «Заказы».
Заключение
Таким образом, в своей научно-исследовательской работе мы
показали, как создать базу данных «Библиотека» для повышения эффективности
работы библиотекарей. Однако мы остановились на самых востребованных
информационных аспектах в данной профессии:
·
учёт,
хранение, поиск литературы;
·
оформление
заказа читателя;
·
учёт
посещаемости читателей.
Создание базы данных «Библиотека» на этом не
ограничивается. Возможно продолжение работы в следующих направлениях:
·
классификация
художественной литературы (по исторической хронологии, по литературным
направлениям и т.д.);
·
учебно-дидактический
компонент;
·
классификация
методической литературы.
Работу выполнила Julia Kozhukhovskaya
Список использованных источников:
[1] Основы компьютерных
технологий в образовании. В 4 ч. Ч.3.: Технологии обработки данных: Учебное
пособие / Г.М. Троян, Е.М. Зайцева, С.Н. Гринчук и др. под редакцией Г.М.
Троян. – Мн.: РИВШ БГУ, 2002. – 212 стр.// стр. 96
[2]
Основы компьютерных технологий в образовании. В 4 ч. Ч.3.: Технологии обработки
данных: Учебное пособие / Г.М. Троян, Е.М. Зайцева, С.Н. Гринчук и др. под
редакцией Г.М. Троян. – Мн.: РИВШ БГУ, 2002. – 212 стр.// стр. 97
[3]
Бекарович Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. –
СПБ.:БХВ-Петербург, 2004 – 720 с.: ил./с.79
[4] 4 Бекарович
Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. –
СПБ.:БХВ-Петербург, 2004 – 720 с.: ил./с.28
No comments:
Post a Comment